Open Circle Solutions: ISO 9001 op basis van de PDCA cyclus.

Ateron, 6 mei 2020

Hoe borg je dat de producten en diensten die je levert voldoen aan de wensen en eisen van klanten, maar ook aan wet- en regelgeving? De bekende ISO 9001 certificering is daar een belangrijke maatstaf voor. Met succes hebben we Open Circle Solutions geholpen met het behalen van hun ISO 9001 certificaat.

Samenwerking met Open Circle Solutions

Open Circle Solutions is een bedrijf met expertise voor maatwerk software. Denk aan Open Source, Java, Big Data en App development. Het bedrijf gevestigd in Eindhoven koos bewust voor Ateron, omdat het behalen van deze ISO-certificering veel menselijke activiteit zou vereisen op kantoor. De klik was meteen goed.

ISO 9001 op basis van de PDCA cyclus, Plan, Do, Check, Act

Het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem begint bij het hebben van een goed plan (P). Dat is een beschrijving van waar je als organisatie naartoe wilt groeien. Vervolgens bepaal je wat daarvoor nodig is. Dat vraagt om een gedegen aanpak, waarin we gezamenlijk veel energie gestoken hebben.

Tijdens een aantal workshops werden alle processen beschreven en risico- en gapanalyses gemaakt met diverse stakeholders. Tijdens de ‘do-fase’ (D) werden de werkzaamheden uitgevoerd volgens de gemaakte afspraken. In de ‘check-fase’ (C) werd gecontroleerd of alles ook volgens het beschreven proces werd uitgevoerd. Deze PDCA-cyclus is een continu proces, omdat er in de ‘act-fase’ (A) altijd gekeken wordt naar eventuele ongewenste uitkomsten. Daardoor kunnen er aanvullende verbeteringen gemaakt worden.

De officiële certificeringsaudit heeft inmiddels met succes plaatsgevonden en is uitgevoerd door TÜV Nederland. De auditor heeft een positief advies gegeven voor de certificeringsaanvraag. Jaarlijks zal TÜV Nederland als onafhankelijke en deskundige certificerende instelling het kwaliteitsmanagementsysteem van Open Circle Solutions beoordelen.

ISO 9001 faciliteert tevreden klanten en onze groeiambitie

In Europese aanbestedingen is het hebben van een ISO 9001 certificaat een vereiste om zaken te mogen doen. Voor Open Circle Solutions is het behalen van het ISO 9001 certificaat daarom een belangrijke grote stap, nadat ze vijf jaar geleden als organisatie met maar een paar medewerkers begonnen.

Als je een klein bedrijf bent, wil je de vrijheid hebben om te ondernemen en alleen maar regels opstellen als het echt nodig is. Maar hoe groter je groeit, des te duidelijker structuren en processen beschreven moeten zijn, onder andere ook om te voldoen aan de steeds strengere eisen rondom de privacywetgeving (AVG). Met het behalen van de ISO 9001 certificering is een belangrijk fundament gelegd om professioneel te kunnen groeien en kwaliteit aan klanten nu en in de toekomst te borgen.

Een leerzaam proces

Het certificeringsproces maakte onder andere duidelijk dat er bepaalde zaken waren die alleen maar in de hoofden van de mensen zaten. Maar ook dat er informatie bestond die niet digitaal toegankelijk was voor andere medewerkers, terwijl zij het voor hun werkzaamheden wel nodig hadden. Het risico hiervan is dat je als organisatie te afhankelijk wordt van bepaalde medewerkers, zeker als er plotseling iemand uit zou vallen.

Door dit proces samen te doorlopen, heeft Open Circle Solutions enorm veel geleerd. Nu zijn bijvoorbeeld in- en verkoopgerelateerde activiteiten uitgebreid beschreven, zoals selectiecriteria van leveranciers of de toegangsrechten tot contracten. Daarnaast is aangeleerd om vertrouwelijke documenten niet meer te e-mailen, maar alleen nog maar met een beveiligde link te versturen. Per ongeluk een vertrouwelijke e-mail naar de hele organisatie kan op deze manier niet meer. De meegestuurde link kan namelijk alleen geopend worden door degene die ook het recht heeft om de desbetreffende (SharePoint)map in te zien.

De resultaten

• Met ISO 9001 is het kwaliteitsdenken verankerd in de hele organisatie en zijn alle medewerkers erop gericht continu verbeteringen door te voeren.
• Procesbeschrijvingen zijn op een centrale plek vastgelegd en toegankelijk voor geautoriseerde werknemers.
• Open Circle Solutions werkt nog professioneler met betrekking tot de richtlijnen van de privacywetgeving (AVG).
• Door procesmatiger te werken ontstaan nieuwe klantinzichten en een betere onderlinge samenwerking.
• Het aantal fouten wordt voorkomen. De kans op herhaling is afgenomen, omdat de kwaliteitsprocessen beter geborgd zijn.

Het plezierige van ISO 9001 is dat je nog steeds de vrijheid houdt om te ondernemen. Daarnaast wordt gekeken op welke manier je duidelijkheid en structuur krijgt in de klant- en bedrijfsprocessen. Ieder bedrijf is immers anders.