Radar optimaliseert processen en zorgt voor borging in het kwaliteitsmanagementsysteem.

15 juni 2023 | Ateron

Radar is een in Zuid-Limburg opererende organisatie die mensen met een (verstandelijke) beperking ondersteunt en begeleidt. Radar functioneert in ongeveer 90 locaties en heeft zo’n 670 FTE in dienst.  Radar ondersteunt deze mensen op verschillende manieren en onderscheidt zich door ervoor te zorgen dat zij zo veel mogelijk kunnen deelnemen aan de maatschappij. Ateron ging met bestuurder Monique Heffels in gesprek om te praten over de samenwerking.

Radar heeft een nadrukkelijke focus op de samenleving, welke behoefte is er, hoe kunnen mensen met een verstandelijke beperking daarin een waardevolle bijdrage leveren en hoe kan Radar daarbij ondersteunen. In plaats van enkel verzorging aan te bieden –die normaliter grotendeels van de samenleving is afgezonderd-, pakt Radar het anders aan. Zo geeft Monique aan dat Radar functioneert vanuit de visie dat mensen gelukkiger zijn als ze een rol van betekenis kunnen spelen binnen de maatschappij. Een voorbeeld hiervan is dat Radar reguliere scholen ondersteunt zodat kinderen met een lichte beperking er alsnog aan kunnen deelnemen, al dan niet in dezelfde klas. Zo werken ook mensen met een beperking bij Makro of bij STOX, waar personeel van Radar aanwezig is ter ondersteuning.

Monique zelf is bijna 5 jaar actief binnen Radar. Als bestuurder geeft Monique Heffels de richting aan binnen de organisatie en is zij de aangewezen persoon om de beschikbare middelen te verdelen. Dit doet ze door maandelijks op locatie te ervaren wat leeft binnen de organisatie. Voor Monique is het van groot belang en zij prijst zich dan ook gelukkig dat zij zich persoonlijk identificeert met de missie en visie die Radar nastreeft.

Najaar 2019 had Radar het zodanig moeilijk dat een reorganisatie nodig was waardoor er in het personeelsbestand gesneden moest worden. Dit gold specifiek voor het (ondersteunende) kantoorpersoneel. De uiteindelijke afspiegeling van personeel viel helaas precies samen met de opkomst van Covid-19 wat destijds voor veel onduidelijkheid en onpersoonlijk contact zorgde. Door de uiteindelijke lagere capaciteit moesten alle processen worden herzien, het moest zo basaal mogelijk gemaakt worden. Het herschrijven van alle processen was lastig vanwege Covid-19, want hoe maak je gezamenlijk nieuwe processen als je elkaar enkel via een scherm kunt ontmoeten? Gedurende deze pandemie-periode lag de focus dan ook volledig op de corebusiness: de zorg zelf en tijdelijk een stuk minder op de procesoptimalisatie.

Een gevolg daarvan werd einde 2021 pijnlijk duidelijk. Na een externe audit werd het HKZ certificaat van Radar tijdelijk ongeldig verklaard. In de praktijk zou dit betekenen dat Radar geen zorg meer zou mogen aanbieden. Om dit te voorkomen werd, na een eerdere succesvolle samenwerking met Ateron, wederom contact gezocht. Radar had behoefte aan vakkundige hulp om de processen, in samenspraak met eigen inhoudsdeskundigen, zo efficiënt mogelijk in te richten, daar er een gebrek aan interne capaciteit was om dit zelf aan te pakken. In de aanloopfase werd samen met onze consultant, Geoffrey Langen een plan van aanpak opgezet. Dit werd, direct na het zetten van de eerste concrete stappen gepresenteerd aan de auditor die onder de indruk was, de major liet vallen en afspraken maakte om de voortgang te monitoren.

Geoffrey startte met een standaardisatie binnen de hele organisatie wat betreft de processen, zo begon hij met de kritische processen. Er werden intern proceseigenaren benoemd zodat de processen gewaarborgd blijven binnen de organisatie. De processen worden nu continu gemonitord, zijn efficiënt ingericht, en samen met de gebruikers wordt continue gemonitord hoe het steeds beter kan. Geoffrey speelde hierin een kritische rol door binnen Radar als aanjager te functioneren. Eén persoon die volledig toegewijd was aan het verbeteren van de processen en het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit harde werk binnen de gehele organisatie werd nogmaals erkend en beloond begin 2023, waar een nieuwe auditor aangaf onder de indruk te zijn van de inhaalslag die Radar gemaakt heeft.  Het kwaliteitsmanagementsysteem binnen Radar staat!

Geoffrey geeft aan: ‘het was een interessant en boeiend traject om als projectleider en aanjager samen met de verschillende specialisten en portefeuillehouders binnen Radar aan de slag te mogen gaan. Wat het extra bijzonder maakt is dat ik na afronding van het project nog op interim basis betrokken ben als portefeuillehouder kwaliteit en besturing & beleid. Hierdoor ben ik na de advisering ook nog betrokken en verantwoordelijk voor de implementatie van een aantal procesoptimalisaties’.

Bent u geïnteresseerd in hoe u samen met Ateron uw kwaliteitsmanagementsysteem kunt verbeteren? Of wilt u vrijblijvend een gesprek aanvragen hoe Ateron mogelijk uw bedrijfsvoering kan optimaiseren? Neem dan vrijblijvend contact op via info@ateron.nl.