ISO certificering stappenplan: een checklist.

21 juli 2021 | Ateron

U wilt een managementsysteem opzetten of verbeteren met als doel het behalen van een ISO certificering. Maar waar begint u? Online is heel veel informatie te vinden die vaak verwarrend kan zijn. Welke norm is noodzakelijk voor mijn organisatie en waarom? Is een adviseur inhuren noodzakelijk? En wat zijn de belangrijkste stappen die ik moet ondernemen? Wij zetten alles voor u op een rij.

Waarom is een ISO certificering waardevol voor mijn bedrijf?

• Verbeteren van uw imago: een ISO certificering versterkt uw imago.
• Voordeel bij aanbestedingen: vaak worden alleen bedrijven geselecteerd met een ISO certificering, waardoor u een voordeel hebt t.o.v. een concurrent zonder een certificering.
• Procesoptimalisatie: bij een ISO certificering is het noodzakelijk dat processen worden gedocumenteerd, wat het eenvoudiger maakt deze ook te optimaliseren.
• Het voorkomen van fouten: ook is m.b.v. een managementsysteem het tijdig voorkomen van fouten een stuk makkelijker.
• Kostenbesparingen: eerder genoemde voordelen kunnen leiden tot besparingen in uw kosten.
• Transparantie: de processen in uw organisatie worden inzichtelijk voor iedereen in uw organisatie, wat de betrokkenheid van werknemers vergroot.
• Verhogen van de klanttevredenheid: uiteindelijk leiden al deze voordelen vaak tot een verhoogde klanttevredenheid.

Wat zijn de belangrijkste stappen bij het behalen van een ISO certificering?

Ateron kan ondersteunen bij elk van deze stappen.

• Stel uw doelen op: waarom wilt u een ISO certificering? Wat is uw doel? Is er voldoende draagvlak binnen de organisatie? Wie heeft welke rol?
• Maak een GAP analyse (nulmeting): dit is de basis voor het opzetten van ieder kwaliteitsmanagementsysteem.
• Stel een implementatieplan op: stel op basis van de Gap analyse een implementatieplan op. Welke processen dienen geanalyseerd en beschreven te worden? Wat is er nodig om de doelen te behalen? Ga hierbij dieper in op kennis, mensen en middelen.
• Procesanalyse: analyseer en beschrijf de kritische processen en breng hierbij de kansen en risico’s in kaart.
• Interne audit: hoe effectief is het managementsysteem dat u heeft opgesteld? U kunt dit testen met een interne audit.
• Management review: voer een directiebeoordeling uit. Bent u tevreden over de werking en effectiviteit van het managementsysteem? Wat zijn kansen voor verbetering?
• De certificering: daarna volgt de certificering zelf. Vergeet ook zeker uw certificeringen niet te promoten wanneer u deze behaalt!
• Het onderhouden van het managementsysteem: na het behalen van een certificering stopt het niet. Met het managementsystem wilt u immers blijvend voldoen aan de eisen van uw stakeholders en continu verbeteren!

Is het noodzakelijk om een consultant in te huren bij het behalen van een ISO certificering?

Natuurlijk wilt u de kosten zo laag mogelijk houden en er ook voor zorgen dat het proces goed verloopt. Als u zelf de kennis en vaardigheden in huis hebt, kunt u er voor beslissen het managementsysteem zelf op te zetten. Onderschat echter de waarde van een ervaren consultant/adviseur niet.

De ervaring van een externe adviseur brengt bestaande kennis en tools met zich mee, die ervoor kunnen zorgen dat onnodige obstakels worden overkomen, een gestructureerde aanpak gegarandeerd is en vaak gemaakte fouten worden voorkomen. Constateringen die door een extern en ervaren iemand worden gedaan, worden vaak eerder geaccepteerd en opgepakt. De adviseur kan vanuit een onafhankelijk perspectief de organisatie doorgronden en draagvlak voor bepaalde besluiten creëren.

Het inhuren van een adviseur kost geld, maar levert ook geld op doordat uw organisatie zelf minder belast wordt. Zo hoeft een deel van uw capaciteit niet aangesproken te worden en zijn er geen extra kosten voor het zelf opdoen van bepaalde kennis. Bovendien werkt een ervaren adviseur vaak efficiënter dan u zelf.

Waar moet u op letten bij het kiezen van een consultant?

• Ervaring: het is belangrijk dat de adviseur ervaring heeft in de branche. Hij is op de hoogte van de juiste normen, processen en procedures. Dit stelt hem in staat om uw organisatie goed te beoordelen en het managementsysteem in te richten. Hij kan verschillende oplossingen aanbieden, afhankelijk van uw situatie.
• Transparantie: een goede adviseur is eerlijk en transparant over zijn werkwijze. U weet wat u kunt verwachten en hij werkt volgens een gestructureerde methode met een blik op lange termijn resultaten. De snelste aanpak is niet per se de beste aanpak en garandeert geen succes.
• Persoonlijke eigenschappen: natuurlijk is het ook belangrijk om een adviseur uit te zoeken waar u zich prettig bij voelt en die past bij uw organisatie.

Graag komen wij erachter of een samenwerking tussen u en een van onze adviseurs een match is! U kunt vrijblijvend contact opnemen via info@ateron.nl.